1.AMAÇ
Kalite Sistemi kapsamında hazırlanan ve kullanılan dokümanların bölümlerde ve arşivde muhafazasını, arşive alınmasını ve elden çıkarılmasını sağlamak için bir sistem oluşturmaktır.
2. UYGULAMA ALANI
Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki ünitelerin kalite kayıtları.
3. SORUMLULAR
Bölüm Sorumluları
Genel Hizmetler Servisi
4. TALİMAT DETAYI
• Sabah mesai başladıktan sonra arşivin kapısı açılır,
• Arşiv havalandırılır, Arşiv temizliği yapılır,
• Mesai saati içersinde arşivden istenilen dosyalar düzenli olarak yerinden alınır ve yine düzenli olarak gün içersinde yerine konulur.
• Arşivde sigara içmek, yiyecek yemek kesinlikle yasaktır.
• Mesai saati bitiminde arşivde yapılması gereken işler tamamlanır, arşiv düzene sokulduktan sonra kapısı kapatılır.
• Belgelerin/kayıtların arşivlenmesinde aşağıda referansı verilen yasal koşul dikkate alınır.
• Referans: 12.09.2005 Tarih ve 25934 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Oda Muamelat Yönetmeliği’nin 8. Bölümü, 72. 73. Ve 74. Maddelerinin hükümleri.
a) Genel Arşivleme Talimatı, Kalite Kayıtları Prosedürü”nde ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardında belirtilen kayıtlardan ve Resmi olarak tutulması gereken kayıtlardan oluşmaktadır. Bu kayıtlar
• Yönetimin Gözden Geçirmesi Kayıtları
• Eğitim Kayıtları (OFTSO çalışanlarına)
(OFSO üyelerine)
• Hizmet Gerçekleştirmenin Planlaması
• Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
• Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi Kayıtları
• Satın alma Kayıtları
• Belirleme ve İzlenebilirlik
• Kuruluş İçi Kalite Tetkik Kayıtları
• Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi
• Uygun Olmayan Hizmet Kontrolü Kayıtları
• Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Kayıtları
• Proses Kontrol Kayıtları
• Üye Şikayetleri Kayıtları
• İstatistik Teknikleri Kayıtları
Ve Oda Muamelat Yönetmeliğinde belirtilen kayıtlardır.
Genel Arşive Kalite Kayıtlarının Alınması
a) Kalite Kayıtlarının tutulması, tasnifi, dosyalanması, muhafazası, bakımı ilgili Bölüm sorumluluğundadır. Bölümlerdeki saklama süreleri sonunda arşive kaldırılacak dosyalar, Genel Hizmetler sorumlusuna teslim edilerek arşivde tanımlanan yerlere kalkmaktadır.
b) Her dosyanın kaldırılacağı yerler arşivde etiketlerle belirlenerek, dosyaların belirleme ve izlenebilirliği sağlanmıştır.
c) Kalite Kayıtlarının saklandığı bölümde veya arşivde hasar ve bozulmaya uğramayacak şekilde dosyalar, klasörler uygun çevre şartlarında muhafaza edilir. Kalite kayıtlarının orijinal nüshaları dokümanı hazırlayan tarafından klasör ile dosyalanır. Klasör üzerine bilgileri girer.
d) Klasörlere yerleştirilen veya uygun metotlar ile düzenlenen kalite kayıtları her yılın Ocak-Şubat aylarında arşive, ilgili bölüm sorumlusu tarafından “ Arşiv Girdi Kontrol Listesi’(F. TLM 11.LS-01)ne kaydedilerek Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından Arşivde tanımlı olan yerlerine kaldırılır. Oda evrakları oda arşivine arşiv ve evrak kayıt sorumlusu tarafından kaldırılır.
e) Kayıtların olası bir yangına karşı korunması, arşivde bulunan yangın tüpleri ile korumaya alınmıştır. Arşivde bulunan rafların yerden yükseklikleri uygun olarak ayarlanmış ve olası su baskınlarına karşı önlem alınmıştır. Arşivimiz, arşivde bulunan evrakların ısı ve ışıktan korunmaları amacıyla Hizmet binamızda uygun bir alanda bulunmaktadır.
5. İLGİLİ DÖKÜMANLAR
a) Arşiv Girdi Kontrol Listesi (F. TLM 11.LS-01)
b) Oda Muamelat Yönetmeliği
